Komunikasi, integrasi, sinkronisasi, simplifikasi, dan mekanisme (KISSMe)

Kembali mengulas pengertian koordinasi, sebagai salah satu kata yang sering dijadikan alasan jika suatu program atau target kurang optimal dijalankan. Kita sering menyebutnya dengan alasan kurang koordinasi. Namun sebetulnya kita dapat menilai kegiatan dan program kita bermasalah dari aspek koordinasi atau tidak, dengan mengurai unsur-unsur koordinasi. Jika salah satu atau keseluruhan komponen ini tenyata bermasalah, maka kita dapat lebih spesifik mencari alternatif pemecahan masalahnya, bukan hanya sekedar mnghantam “koordinasi” sebagai rumah induknya.

Salah satu pengertian menyebutkan bahwa koordinasi merupakan aktifitas dan fungsi manajemen yang dilakukan untuk mengusahakan terjadinya kerjasama yang selaras dan tertib mengarah pada tercapainya tujuan organisasi secara menyeluruh

Pada dasarnya proses koordinasi mempunyai empat unsur penting dalam pelaksanaanya, yang meliputi antara lain Komunikasi, Integrasi, Sinkronisasi, Simplifikasi, dan Mekanisme (Sulistyowati, dkk. 1999).Koordinasi dibangun dari unsur-unsur ini. Kita dapat mengoptimalkan koordinasi dengan melakukan perbaikan dan sentuhan padanya.

Komunikasi.
Komunikasi menurut Koontz, O’Donell dan Weihrich adalah penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dan informasi itu dapat dipahami oleh si-penerima. Sedangkan fungsi komunikasi dalam organisasi sebagai sarana memadukan aktifitas-aktifitas yang terorganisasi  (Kadarman dan Udaya, 1992).

Berdasar pengertian tersebut dapat diartikan maksud yang sesungguhnya dari kata komunikasi adalah bahwa antar orang yang memberikan informasi dengan orang yang menerima, sama persepsi (pandangan) dan berkenan dengan informasi tersebut (Syafiie, 1998). Sedangkan indikator komunikasi efektif untuk koordinasi adalah informasi yang bermutu yaitu cepat, jumlah cukup, dan tepat waktu (Sulistyowati, dkk. 1999).

Komunikasi merupakan proses yang berada dalam berbagai fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian, sehingga memegang peranan penting dalam proses koordinasi karena pada dasarnya pendekatan pertama dan utama dalam koordinasi adalah komunikasi, karena komunikasi adalah kunci koordinasi yang efektif. Sehingga dengan demikian koordinasi secara langsung tergantung pada perolehan, penyebaran, dan pemrosesan informasi.

Komunikasi terdiri dari dari dua macam yaitu komunikasi formal dan komunikasi informal (Syafiie, 1998) :

Komunikasi Informal :Merupakan komunikasi dengan mengadakan hubungan langsung, terdiri dari komunikasi sebarang waktu dan komunikasi sebarang tempat, serta komunikasi dengan mengadakan hubungan pribadi berupa koordinasi dikunjungi instansi terkait serta koordinasi mengunjungi instansi terkait.

Komunikasi Formal : Terdapat beberapa macam komunikasi formal antara lain penekanan legitimasi,  pengaturan secara keras (koordinasi tertib namun meresahkan), pengaturan secara bujuk (demokratis namun lambat dan kurang efektif), penekanan keahlian, pendekatan penekanan janji (persetujuan lengkap yang harus dipatuhi), bila ingkar dianggap tak mau dikoordinasikan, serta pendekatan penekanan kesadaran (menciptakan inner discipline).

Berbagai hal yang sangat elementer dalam memahami teknik berkomunikasi secara efektif menurut Ba’agil (2000) antara lain:

1. Setiap orang dalam organisasi harus mengetahui semua saluran komunikasi yang terdapat dalam organisasi.
2. Setiap orang dalam organisasi harus mengetahui saluran komunikasi yang terbuka baginya dan bagimana tata cara yang berkaitan dengan nilai-nilai organisasi yang berlaku bagi organisasi yang bersangkutan.
3. Garis komunikasi seyogyanya langsung dan sesingkat mungkin guna menghindari terjadinya distorsi dalam komunikasi yaitu yang biasa terjadi bila saluran itu panjang.
4. Harus terdapat kemungkinan untuk menggunakan semua jalur formal dengan mengindahkan hierarki organisasi yang berlaku.
5. Garis komunikasi hendaknya diusahakan agar tidak terganggu meskipun berbagai kegiatan berlangsung dalam organisasi yang bersangkutan.
6. Otensitas komunikasi hendaknya terjamin.
7. Orang yang bertindak sebagai “pusat” komunikasi hendaknya terdiri dari orang-orang yang terpilih dalam tehnik komunikasi, termasuk kemampuan dalam menggunakan sarana dan prasarana komunikasi yang digunakan.

Integrasi.
Yaitu suatu usaha untuk menyatukan tindakan-tindakan berbagai badan, instansi, unit, sehingga merupakan suatu kebulatan pemikiran dan kesatuan tindakan yang terarah pada suatu sasaran yang telah ditentukan dan disepakati bersama (Sugandha, 1991). Adanya Standar Operating Procedure  (SOP, atau Protap) adalah salah satu contoh indikator kegiatan integrasi. Aturan dan prosedur pelaksanaan kegiatan dapat tercermin dari protapnya (Sulistyowati, dkk. 1999).

Sinkronisasi.
Adalah suatu usaha untuk menyesuaikan, menyelaraskan kegiatan-kegiatan, tindakan-tindakan pada unit-unit sehingga diperoleh keserasian dalam pelaksanaan tugas atau kerja.

Adanya kejelasan pembagian tugas merupakan petunjuk pelaksanaan sinkronisasi. Sinkronisasi akan menurunkan tugas-tugas yang saling tumpang tindih sehingga menurunkan duplikasi kegiatan, bahkan meniadakan kegiatan yang tidak perlu (Sulistyowati, dkk. 1999).

Sinkronisasi menjadi penting dalam koordinasi karena terbukti dalam menejemen pemerintahan di Indonesia, banyak ditemui tumpang tindih pekerjaan karena tidak adanya koordinasi kendati keseluruhannya itu dapat disinkronisasikan, diatur demi tujuan dan kepentingan bersama (Syafiie, 1998).

Simplifikasi.
Adalah penerapan yang terorganisisir daripada akal sehat untuk menemukan cara-cara yang lebih baik dan lebih mudah dalam menjalankan suatu tugas. Hal tersebut dapat dilakukan antara lain dengan membuat program-program yang dibuat realistik, sederhana dan dapat dikerjakan. Misalnya tujuan umum dibuat disederhanakan menjadi tujuan khusus dengan sasaran lebih jelas atau tujuan dibuat lebih rasional (Sulistyowati, dkk. 1999).

Mekanisme.
Menurut Shortell dan Mintberg dalam Arifin  (2000), mengemukakan lima mekanisme koordinasi kegiatan suatu organisasi antara lain saling menyesuaikan (mutual adjustment), supervisi langsung (direct supervition), standarisasi prosedur kerja, standarisasi keluaran kerja, serta standarisai keterampilan kerja.

Sedangkan menurut Handoko (1997), tiga macam pendekatan untuk mencapai koordinasi yang efektif  antara lain :

1. Tehnik Manajemen Dasar, terdiri dari aturan dan prosedur, hirarki manajemen, serta penerapan tujuan dan rencana.
2. Meningkatkan Koordinasi Potensial antara lain : investasi dalam sistem informasi vertikal dan penciptaan hubungan-hubungan kesamping.
3. Mengurangi Kebutuhan Akan Koordinasi dengan cara : penciptaan sumberdaya-sumberdaya tambahan dan penciptaan tugas-tugas tambahan yang dapat berdiri sendiri.

Jadi mekanisme koordinasi dapat disimpulkan antara lain: saling menyesuaikan (mutual adjustment) ; supervisi langsung (direct supervition) ; standarisasi prosedur kerja ; standarisasi keluaran kerja ; standarisasi ketrampilan kerja ; serta pembentukan tim atau badan koordinasi suatu kegiatan.

Sumber : http://www.indonesian-publichealth.com/2012/10/kissme-dalam-koordinasi.html